Notre politique de confidentialité

Politique

La présente politique s’applique aux renseignements personnels traités par Activo ainsi qu’à ceux traités en son nom par ses fournisseurs de services. Activo a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de superviser le programme de confidentialité et d’assurer la conformité à l’ensemble des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Activo maintient des politiques et procédures écrites, des programmes de formation pour les employés, des mécanismes de traitement des plaintes ainsi que des mesures contractuelles et des contrôles auprès de ses fournisseurs afin de faire respecter la présente politique. L’identité et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels sont communiquées, lorsque requis.

Portée

La présente politique s’applique aux clients, employés, contractuels, candidats, fournisseurs, partenaires et autres tiers, et vise les renseignements personnels traités dans le cadre des activités commerciales, des services et des plateformes numériques d’Activo.

Renseignements recueillis par Activo

Activo ne recueille que les renseignements raisonnablement nécessaires à des fins opérationnelles et commerciales, notamment :

• Antécédents professionnels, qualifications, références et vérifications des antécédents
• Coordonnées et renseignements pour contact d’urgence
• Renseignements relatifs à la paie, aux services bancaires et aux avantages sociaux
• Renseignements liés à la formation et à l’évaluation du rendement
• Renseignements liés à la sécurité et aux systèmes TI

Pour les clients, fournisseurs, partenaires et autres tiers, Activo peut recueillir des renseignements relatifs à l’identité, aux coordonnées, aux identifiants de compte, à l’historique d’achats, aux dossiers de soutien, à la facturation et aux services, ainsi que des renseignements techniques liés à la prestation des services ou tout autre renseignement nécessaire aux fins déterminées.

Ces renseignements sont recueillis directement auprès de vous ou auprès de sources autorisées (par exemple, des références que vous fournissez). Activo limite la collecte aux renseignements nécessaires aux fins précisées, conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels.

Raisons de la collecte

Activo utilise vos renseignements afin de :

• Vous recruter et vous intégrer à l’organisation
• Vous rémunérer et vous offrir des avantages sociaux
• Assurer la santé, la sécurité et la sûreté en milieu de travail
• Gérer le rendement et la formation
• Respecter les obligations légales et réglementaires

Pour les clients, fournisseurs, partenaires et autres tiers, les renseignements sont utilisés notamment pour l’ouverture et la gestion des comptes, la prestation des services, la facturation, le soutien à la clientèle, l’assurance de la qualité, la conformité, la prévention de la fraude et la sécurité, ainsi que l’amélioration des services.

Activo communique les fins de la collecte et limite toute utilisation subséquente à ces fins, sauf si un consentement additionnel est obtenu ou si la loi le permet.

Consentement et avis

L’application de la politique d’Activo prévoit notamment :

• La définition des éléments constitutifs d’un consentement valide pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels ;
• La possibilité, pour les entreprises de compétence fédérale, de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels sans le consentement ou la connaissance de l’individu afin d’établir, de gérer ou de mettre fin à une relation d’emploi ;
• Un cadre permettant aux organisations d’aviser proactivement les personnes concernées de certaines communications de renseignements personnels à des institutions gouvernementales.

Les lois PIPA de l’Alberta et de la Colombie-Britannique permettent expressément la collecte de renseignements personnels des employés sans consentement lorsqu’elle est raisonnable aux fins de la gestion de la relation d’emploi.

Pour les employés du Québec, Activo respecte les obligations de consentement prévues par la Loi 25.

La présente politique n’impose pas l’obligation d’obtenir un consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels des employés dans la mesure où la législation provinciale applicable ne l’exige pas.

Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Activo limite la collecte de renseignements personnels au minimum requis et les utilise uniquement à des fins d’identification ou conformément à la loi. Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins prévues, aux exigences légales ou comptables, ou aux besoins opérationnels légitimes. Par la suite, ils sont supprimés, anonymisés ou détruits de façon sécuritaire, conformément aux lois applicables. Activo ne vend pas de renseignements personnels.

Exactitude

Activo veille à ce que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour selon les fins auxquelles ils sont utilisés, et met en place des mécanismes permettant leur mise à jour. Afin d’assurer l’exactitude des dossiers du personnel, les employés peuvent aviser le service des ressources humaines ou de la paie de tout changement à leurs renseignements personnels.

Protection des renseignements

Activo applique des mesures de protection administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement, des mots de passe complexes, la surveillance, l’authentification multifacteur (AMF), des systèmes sécurisés, un accès restreint et la formation du personnel, afin d’assurer la sécurité des renseignements.

Surveillance électronique

Activo peut utiliser des systèmes de surveillance électronique et informatique (journaux d’accès, caméras de sécurité) à des fins de santé, de sécurité et d’exploitation. Cette surveillance est exercée uniquement lorsque nécessaire, de façon proportionnée et limitée à des besoins d’affaires légitimes, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Transferts transfrontaliers

Activo peut transférer des renseignements personnels à des fournisseurs de services, y compris à l’extérieur de votre province, qui les traitent en son nom. Activo exige des mesures contractuelles afin d’assurer un niveau de protection comparable et de restreindre l’utilisation des renseignements aux fins documentées. Au Québec, lorsque requis, Activo effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, en tenant compte notamment de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection et du cadre juridique applicable.

Vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Vous avez le droit de :

• Demander l’accès aux renseignements personnels qu’Activo détient à votre sujet
• Demander la rectification de renseignements inexacts
• Connaître les façons dont vos renseignements sont utilisés
• Au Québec, demander la portabilité des données, lorsque permis par la loi

Une réponse vous sera fournie dans les délais prescrits par la législation applicable.

Services de tiers

Activo n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité des sites Web ou services de tiers pouvant être accessibles à partir des systèmes d’Activo.

Gestion des incidents et avis de brèche

Activo maintient un plan de gestion des incidents et évalue rapidement tout incident de confidentialité. Lorsque requis, Activo avise les personnes concernées et les autorités de protection des renseignements personnels compétentes, et tient un registre des incidents.

Processus de rétroaction

Pour toute question, demande ou plainte, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels d’Activo à l’adresse [email protected]. Vous pouvez également nous joindre au (905) 752-1900 ou par courrier à :
Activo Inc., 90 Gough Road, unité 1, Markham (Ontario) L3R 5V5.

Quel que soit le mode de communication choisi, nous pourrions vous demander de confirmer et de vérifier votre identité. Si votre question, demande ou plainte demeure non résolue, vous pouvez communiquer avec l’autorité provinciale compétente en matière de protection des renseignements personnels.

Révision

La présente politique est révisée annuellement afin de refléter les pratiques actuelles d’Activo et les exigences législatives applicables.